format audit program, audit plan, internal control kuisioner dalam sistem pengendalian yang digunakan KAP, tugas dan wewenang auditor internal serta posisi auditor internal dalam struktur organisasi

1.1.  Contoh format audit program

1.2. Audit plan

1. Hal-hal Mengenai klien

a.       Bidang Usaha Klien, Alamat, Nomor Telepon, Facsimile, dan lain-lain.

b.      Status Hukum Perusahaan ( Berdasarkan Akte Pendirian )

            a. Nama Pemilik

            b. Permodalan

c.       Accounting Policy ( Kebijakan Akuntansi )

1.      Buku-buku yang digunakan :

·         Buku Penjualan

·         Buku Pembelian

·         Buku Kas/Bank

·         Buku Memorial

2.      Metode Pembukuan

·         Manual : tulis tembus dan biasa

·         Komputer

·         Mesin Pembukuan

3.      Komentar mengenai mutu pembukuan secara umum (membantu dalam  menyusun budget dan pemilihan tenaga-tenaga yang akan ditugaskan di klien tersebut.

d.      Neraca Komparatif dan perbandingan penjualan, Laba/Rugi tahun lalu dan sekarang. Perbandingan antara neraca tahun lalu dan neraca sekarabg/bulan terakhir tahun sekarang agar diperoleh ganbaran mengenai ukuran besar kecilnya perusahaan.

e.       Client Contact Yaitu mengenai nama dari orang-orang yang akan sering dihubungi auditor.

Misalnya :        1.Presiden direktur

                        2. Controller, Chief Accoutant.

Selain itu juga perlu diketahui penasihat hukumnya siapa berikut alamat, nomor telepon, fax, dan E-mail address.

f.       Accounting, Auditing, dan Tax Problem

Harus dijelaskan persoalan-persoalan yang mungkin akan dihadapi oleh klien, seperti :

1. Accounting Problem, Misalnya :

            - Perubahan metode pencatatan dari manual computer.

            - Revaluasi Fixed Asset.

            - Perubahan metode atau tariff penyusutan.

2. Auditing Problem, misalnya :

            - Hasil konfirmasi tahun lalu tidak memuaskan

            - Perubahan Accounting Policy

3. Tax Problem, Misalnya :

            - Masalah restitusi, kekurangan penyetoran.

            - Adanya 2 pembukuan didalam perusahaan.

2. Hal-hal Yang Mempengaruhi Klien

Bisa didapat dari majalah-majalah ekonomi/surat kabar, antara lain business News, ekonomi Keuangan Indonesia.

Contoh : Adanya peraturan-peraturan baru yang dapat mempengaruhi klien.

3. Rencana Kerja Auditor

Hal-hal yang penting, antara lain :

a.       Staffing

-          Nama Partner

-          Nama Manager

-          Nama Supervisior

-          Nama Senior

-          Nama Asisten

b.      Waktu Pemeriksaan :

1.      Waktu dimulainya suatu pemeriksaan

2.      berapa lama waktu pemeriksaan

3.      Dead line, dalam arti llaporan pemeriksaan :

-          Selesai kapan ?

-          Dikirim kemana dan waktunya sampai kapan?

-          Kepada siapa Report itu dikirim ?

4.      Budget, baik dalam jumlah jam kerja maupun biaya pemeriksaan. Tariff yang  dibebankan kepada klien antara lain :

-          Tarif masing-masing staff dan taksiran jumlah jam kerja masing-masing staff, antara lain :

~        Partner

~        Manager

~        Senior

~        Junior

-          Budget Per section/area

Misalnya Pemeriksaan piutang 60 jam, terdiri dari : 10 jam Incharge, 5 jam Asisten.

c.       Jenis Jasa Yang Diberikan

~        General Audit

~        Special Audit

~        Bantuan Administrasi

~        Menyusun Neraca/ Laba Rugi

~        Perpajakan

~        dan lain-lain

d.      Bantuan-bantuan yang dapat diberiakan Klien

1.      Mengisi formulir konfirmasi piutang/utang

2.      Membuat schedule-schedule :

~        Aging schedule

~        Rincian harta tetap

~        Rincian utang dan piutang

~        Rincian biaya yang masih harus dibayar

e.       Time Schedule

Misal :

Bulan November

1.      Review Internal Control.

2.      Tentative Audit Program (audit program sementara)

            Bulan Desember :

1.      Cash count.

2.      Observasi persediaan.

3.      dan lain-lain.

Pada time schedule juga ditulis siapa yang mengerjakan dan berapa jam kira-kira waktu yang dibutuhkan.

Pada akhir audit plan dituliskan :

1.      Dibuat oleh : ………………………………….

2.      Review oleh : ………………………………….

3.      Apporoved oleh : ………………………………

Catatan : Audit plan harus di apporeved oleh partner

1.3. internal control kuisioner dalam system pengendalian internal

Internal Control Questionnaires (ICQ). Cara ini banyak digunakan oleh kantor Akuntan Publik (KAP), karena dianggap lebih sederhana dan praktis.

Pengendalian dapat dikelompokan kedalam prosedur yang bersangkutan dengan cara sebgai berikut:

1. Otorisasi yang semestinya ats transaksi dan kegiatan.
2. Pemisahan tugas yang dapat melakukan dan sekaligus menutupi kekkeliruan atau ketidak beresan dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari.
3. Perencanaan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu pencatatan secara semestinya transaksi dan peristiwa, misalnya dengan memantau pengunaan dokumen pengiriman barang yang bernomor urut tercetak.
4. Pengamanan yang cukup atas akses dan penggunaan aktiva perusahaan dan catatan, misalnya penetapan fasilitas yang dilindungi dan diotorisasi untuk akses keprogram dan arsip data computer.
5. Pengecekan secara independen atas pelaksanaan dan penilaian yang semestinya atas jumlah yang dicatat,misalnya pengecekan atas pengerjaan klerikal, rekonsiliasi, pembandingan aktiva yang ada  dengan pertanggungjawaban yang tercatat, pengawasan dengan menggunakan program computer, penelaahan oleh manajemen atas laporan yang mengikhtisarkan rincian perkiraan,(misalnya,saldo piutang yang dirinci menurut umur piutang) dan penelaahan oleh pemakaian atas laporan yang dihasilkan oleh komputer.

Dapat diterapkan atau tidaknya dan pentingnya faktor-faktor khusus lingkungan pengendaliaan, metode dan catatan sistem akuntansi, serta prosedur pengendalian yang diciptakan oleh satuan usaha harus dipertimbangkan dalam hubungannya dengan:

1. Besarnya satuan usaha
2. Karakteristik organisasi dan pemilikan
3. Sifat kegiatan usahanya
4. Keanekaragaman dan kolpleksitas operasional
5. Metode untuk memproses data
6. Persyaratan peraturan perundang-undangan yang harus dipatuhi.

Cara ini banyak digunakan oleh kantor akuntan public (KAP), karena dianggap lebih sederhana dan praktis. Biasanya KAP sudah memiliki satu set ICQ yang standar, yang bias digunakan untuk memahami dan mengevaluasi struktur pengendalian intern diberbagai jenis perusahaan.pertanya-pertanyaan dalam ICQ diminta untuk dijawab ya (Y), Taidak, (T), atau tidak relevan (TR). Jika pertanyaan-pertanyaan tersebut sudahdisusun dengan baik, maka jawaban YA akan menunjukan cirri internal control yang baik, TIDAK akan menunjukan cirri internal control yang tidak lemah, TIDAK RELEVAN berarti pertanyaan tersebut tidak relevan untuk perusahaan tersebut.

ICQ biasanya dikelompokan sebagai berikut:

v  Umum

Biasanya pertanyaan menyangkut struktur organisasi, pembagian tugas dan tangung jawab, akte pendirian dan pertanyaan umum lainnya mengenai keadaan perusahaan

v  Akuntansi

Pertanyan menyangkutkeadaan pembukuan perusahaan, misalnya apakah proses pembukuan dilaksakan secara manual atau compurized, jumlah, dan kualifikasi tenaga dibagian akuntansi.

v  Siklus penjualan-piutang-penerimaan kas

Pertanyaan-pertanyaan menyangkutsistem dan prosedur yang terdapat diperusahaan siklus penjualan, piutang, dan penerimaan kas.

v  Siklu pembelian-utang-pengeluaran kas

 Pertanyaan menyangkut system dan prosedur yang terdapat di perusahaan dalam siklus pembelian,utang, pengeluaran kas

v  Persediaan

Pertanyaan pertanyaan menyangkut system dan prosedur penyimpanaan dan pengawasan phisik persediaaan, system pencatatan dan metode penilaian persediaan dan stock opname.

v  Surat berharga

Pertanyaan-pertanyaan menyangkut surat berharga, otorisasi untuk pembelian dan penjualan bsurat berharga dan penilaiaanya

v  Aktiva tetap

Pertanyaan-pertanyaan menyagkut system dan prosedur penambahan dan pengurangan aktiva tetap, pencatatan dan pennilaian aktiva tetap dan lain-lain

v  Gaji dan upah

Pertanyaan-pertanyaan menyangkut kebijakan personalian serta system dan prosedur pembayaran gaji dan upah

 Hal-hal berikut perlu diperhatikan:

1. Auditor harus menanyakan langsung pertanyaan-pertanyaan di ICQ kepada staff client dan kemudian mengisis sendiri jawabaanya, jangan sedkedar menyerahkan ICQ kepada client untuk diiisi.
2. Untuk repeat engagement ICQ tersebut harus dimutahirkan berdasarkan hasil Tanya jawab dengan client
3. Ada kecenderungan bahwa client akan memberikan jawaban seakan-akan struktur pengendalian intern sangat baik

2.1. Wewenang dan Tanggung Jawab Auditor Internal

Menurut Hudri Chandry (2009:10), wewenang dan tanggung jawab auditor intern dalam suatu organisasi juga harus ditetapkan secara jelas oleh pimpinan. Wewenang tersebut harus memberikan keleluasan auditor intern untuk melakukan audit terhadap catatan-catatan, harta milik, operasi/aktivitas yang sedang berjalan dan para pegawai badan usaha.
Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) menyatakan secara lebih terperinci mengenai tanggungjawab auditor internal dalam Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) (2001:322.1) auditor internal bertanggungjawab untuk menyediakan jasa analisis dan evaluasi, memberikan keyakinan, rekomendasi dan informasi kepada manajemen entitas dan dewan komisaris atau pihak lain yang setara wewenamg dan tanggungjawabnya tersebut. Auditor internal mempertahankan objektivitasnya yang berkaitan dengan aktivitas yang diauditnya.
Menurut Amin widjaja Tunggal (2000:21), tanggung jawab auditor internal adalah menerapkan program audit internal, mengarahkan personel, dan aktivitas-aktivitas departemen audit internal juga menyiapkan rencana tahunan untuk pemeriksaan semua unit perusahaan dan menyajikan program yang telah dibuat untuk persetujuan.

Secara garis besar dan tanggungjawab seorang auditor internal di dalam melaksanakan tugasnya adalah sebagai berikut:

1. Memberikan informasi dan saran-saran kepada manajemen atas kelemahan-kelemahan yang ditemukannya. 
2. Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas yang ada dalam perusahaan untuk mencapai tujuan audit dan tujuan organisasi atau perusahaan.

2.2, Kedudukan dan Peran Auditor Internal

Kedudukan auditor internal dalam struktur organisasi sangat mempengaruhi keberhasilannya menjalankan tugas, sehingga dengan kedudukan tersebut memungkinkan auditor internal dapat melaksanakan fungsinya dengan baik serta dapat bekerja dengan luwes dalam arti independen dan objektif. Struktur organisasi penetapan bagian auditor internal secara jelas disertai dengan job description yang jelas akan membawa dampak yang positif dalam proses komunikasi antara auditor internal dengan pihak pemilik perusahaan atau manajer. Namun sebaliknya, penempatan yang tidak jelas akan menghambat jalannya arus pelaporan dari auditor internal karena itu perlu ditentukan secara tegas kedudukan auditor internal ini.

Menurut Sukrisno Agoes (2004:243-246), ada empat alternatif kedudukan internal auditor dalam struktur organisasi yaitu:

a)      Bagian internal audit berada dibawah direktur keuangan (sejajar dengan bagian akuntansi keuangan),

b)      Bagian internal audit merupakan staf direktur utama,

c)       Bagian internal audit merupakan staf dari dewan komisaris,

d)      Bagian internal audit dipimpin oleh seorang internal audit director.

Secara garis besar ada tiga alternatif posisi atau kedudukan dari Internal Auditor dalam struktur organisasi perusahaan yaitu:

1.      Berada dibawah Dewan Komisaris.

Dalam hal ini star internal auditing bertanggung jawab pada Dewan Komisaris. lni disebabkan karena bentuk perusahaan membutuhkan pertanggung jawaban yang lebih besar, termasuk direktur utama dapat diteliti oleh internal auditor. Dalam cara ini, bagain pemeriksa intern sebenarnya merupakan alat pengendali terhadap performance manajemen yang dimonitor oleh komisiaris perusahaan. Dengan demikian bagian pemeriksa intern mempunyai kedudukan yang kuat dalam organisasi.

2.      Berada dibawah Direktur Utama.

Menurut sistem ini star internal auditor bertanggung jawab pada direktur utama. Sistem ini biasanya jarang dipakai mengingat direktur utama terlalu sibuk dengan tugas-tugas yang berat. Jadi kemungkinan tidak sempat untuk mempelajari laporan yang dibuat internal auditor.

3.      Berada dibawah Kepala Bagian Keuangan.

Menurut sistem ini kedudukan internal auditor dalam struktur organisasi perusahaan berada dibawah koordinasi kepala bagian keuangan. Bagian Internal auditor bertanggung jawab sepenuhnya kepada kepala keuangan atau ada yang menyebutnya sebagai Controller. Tapi perlu juga diketahui bahwa biasanya kepala bagian keuangan tersebut bertanggung jawab juga pada persoalan keuangan dan akuntansi.

Apabila posisi atau kedudukan internal auditor itu perlu digambarkan dalam skema maka letak kedudukannya dalam struktur organisasi perusahaan adalah

sebagai berikut:

 

Keterangan :

Dalam gambar di atas dapat dilihat mengenai posisi atau kedudukan intern auditing.

1. Internal Auditing berada di bawah Dewan Komisaris

2. Internal Auditing berada di bawah Direktur Utama

3. Internal Auditing berada di bawah Kepala Bagian Keuangan