PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Keseluruhan
dalam audit siklus akuisisi dan pembayaran adalah untuk mengevaluasi apakah
akun dipengaruhi oleh akuisisi barang dan jasa dan pengeluaran kas untuk
akuisisi tersebut telah disajikan dengan wajar sesuai dengan prinsip akuntansi
yang berlaku umum. Pembayaran untuk
barang dan jasa merupakan aktivitas penting bagi seluruh entitas. Aktivitas
tersebut secara langsung mengurangi saldo akun utang, terutama utang dagang.
Dokumen yang berhubungan dengan proses pengeluaran kas yang harus diperiksa
auditor terdiri atas, cek, berkas transaksi pengeluaran kas, daftar pengeluaran
kas, dan lain-lain.
Dalam audit
tertentu, akun yang paling banyak menghabiskan waktu untuk diverifikasi dengan
pengujian subtantif atas perincian saldo adalah piutang dagang, persediaan,
asset tetap, utang dagang, dan akun beban. Pengujian pengendalian dan pengujian
subtantif atas transaksi untuk siklis
akuisisi dan pembayaran dibagi menjadi dua wilayah besar, yaitu: Pengujian
akuisisi, meliputi tiga dari empat fungsi bisnis yang di bahas diawal bab ini,
pemrosesan pesanan pembelian, penerimaan barang dan jasa, dan pengakuan utang.
Pengujian pembayaran, yang meliputi fungsi ke empat yaitu pemrosesan dan
pencatatan pengeluaran kas.
B. Tujuan
1.
Mengetahui akun dan klasifikasi
transaksi dalam siklus akuisisi dan pembayaran.
2.
Mengetahui fungsi-fungsi dalam siklus
dan dokumen dan pencatatan terkait akuisisi dan pembayaran.
3.
Mengetahui
pengaruh e-commerce dalam siklus
akuisisi dan pembayaran.
4.
Mengetahiu metodologi desain pengujian
pengendalian dan pengujian subtantif atas transaksi.
5.
Mengetahui metodologi desain pengujian
perincian saldo utang dagang.
C. Rumusan Masalah
1. Apa
saja akun dan klasifikasi transaksi dalam siklus akuisisi dan pembayaran ?
2. Apa
fungsi bisnis dalam siklus dan dokumen dan pencatatan terkait akuisisi dan
pembayaran ?
3. Bagaimana
pengaruh e-commerce dalam siklus
akuisisi dan pembayaran !
4.
Bagaimana metodologi desain pengujian
pengendalian dan pengujian subtantif atas transaksi !
5. Bagaimana
metodologi desain pengujian perincian saldo utang dagang!
BAB
II
PEMBAHASAN
Contoh
kasus
Pembelian Fiktif Sebagai Kamuflase Laba
Yang Lebih Saji.
Computronix Corporation
mengumumkan bahwa beberapa pejabat seniornya telah melakukan lebih saji,
sehingga akan dilakukan penyesuaian material pada hasil audit laporan keuangan
di tahun-tahun sebelumnya. Inti pelanggaran tersebut berupa pengadaan utang dagang
fiktif terhadap pembelian peralatan dalam jumlah besar untuk melebihsajikan aset tetap
dan menyembunyikan penjualan fiktif.
Pejabat-pejabat
tersebut mengelabui bagian pengendalian internal Computronix dengan
menelingkung departemen pembelian dan penerimaan sehingga tidak ada seorang pun
di Computronix yang menemukan pelanggaran tersebut. Pegawai Computronix biasanya membuat pencatatan yang
lengkap dalam pembelian peralatan. Pengendalian internal, dalam mengontrol
transaksi pembelian dan pengeluaran kas, biasanya mensyaratkan adanya pemesanan
pembelian, laporan penerimaan, dan faktur dari vendor sebelum pembayarannya
diotorisasi oleh direktur pelaksana atau kontroler/bendahara, dimana keduanya
terlibat dalam kejahatan tersebut. Akhirnya, para pejabat tersebut dapat
melewati bagian pengendalian atas pengeluaran kas dan mengotorisasi pembayaran
atas pembelian yang tidak pernah ada tanpa membuat dokumen dari transaksi
fiktif tersebut.
Perusahaan
juga membuat penjualan dan piutang fiktif. Perusahaan ini menerbitkan cek untuk
melakukan pembayaran terhadap transaksi pembelian fiktif. Cek tersebut disimpan
kembali ke akun perusahaan dan dicatat sebagai penagihan atas piutang fiktif.
Dengan demikian, tampak bahwa penjualan fiktif
telah dilakukan, dan cek tersebut digunakan untuk melunasi pembelian
aset fiktif.
Akuisisi
barang dan jasa meliputi akuisisi hal lainnya seperti bahan baku, peralatan,
perlengkapan, utilitas, perbaikan dan pemeliharaan, penelitian dan
pengembangan.
Auditor
perlu memahami fungsi-fungsi bisnis dan dokumen dan pencatatan dalam perusahaan
sebelum mereka memahami resiko pengendalian dan mendesain pengujian
pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi.
AKUN DAN KLASIFIKASI TRANSAKSI DALAM SIKLUS
AKUISISI DAN PEMBAYARAN
Tujuan
keseluruhan dalam audit siklus akuisisi dan pembayaran adalah untuk
mengevaluasi apakah akun dipengaruhi oleh akuisisi barang dan jasa dan pengeluaran
kas untuk akuisisi tersebut telah disajikan dengan wajar sesuai dengan prinsip
akuntansi yang berlaku umum.
Terdapat
3 klasifikasi transaksi dalam siklus ini, yaitu:
1.
Akuisisi barang dan jasa
2.
Pengeluaran kas
3.
Retur pembelian dan cadangan serta potongan pembelian
Terdapat
10 akun yang termasuk dalam siklus akuisisi dan pembayaran dalam akun T pada
gambar dibawah ini. Akun pengendalian untuk tiga kategori biaya yang paling
banyak digunakan oleh perusahaan. Untuk setiap akun pengendalian, juga
diberikan contoh untuk akun beban anak perusahaannya perlu digarisbawahi bahwa
akun dalam jumlah besar dipengaruh oleh siklus ini. Oleh karenanya tidak
mengherankan jika proses audit untuk siklus akuisisi dan pembayran memakan
waktu yang lebih lama daripada siklus lainnya.
Pada
gambar dibawah, menunjukkan bahwa setiap transaksi akan didebet atau dikredit
ke utang dagang. Oleh karena banyak perusahaan banyak melakukan akuisisi
melalui kas kecil maka gambar ini sebenarnya sangat sederhana. Diasumsikan
bahwa akuisisi yang dibayar tunai diproses dengan cara yang sama dengan yang
menggunakan utang dagang.
Gambar akun dalam siklus akuisisi dan
pembayaran.
FUNGSI-FUNGSI
BISNIS DALAM SIKLUS DAN DOKUMEN DAN PENCATATAN TERKAIT
Siklus
akuisisi dan pembayaran meliputi keputusan dan proses yang diperlukan untuk
menyediakan barang dan jasa dalam pelaksanaan usaha. Siklus ini biasanya
diawali dengan tindakan pembelian oleh pegawai yang membutuhkan barang atau
jasa dan berakhir dengan pembayaranutang dagang.
Klasifikasi Transaksi
|
Akun
|
Fungsi-fungsi Bisnis
|
Dokumen dan Pencatatan
|
Akuisisi
|
Persediaan
Aset Tetap
Beban dibayar di muka
Peningkatan sewa guna
Utang dagang
Beban manufaktur
Beban penjualan
Beban administrasi
|
Pemprosesan pesanan pembelian
Penerimaan barang dan jasa
Pengakuan utang
|
Permintaan pembelian
Pesanan pembelian
Laporan penerimaan
Faktur dari vendor
Memo debet
Voucher
Berkas transaksi akuisisi
Jurnal atau daftar akuisisi
Berkas utama utang dagang
Neraca saldo utang dagang
Laporan dari vendor
|
Pengeluaran kas
|
Kas di bank (dari penegluaran kas)
Utang dagang
Diskon pembelian
|
Pemrosesan dan pencatatan pengeluaran kas
|
Cek
Berkas transaksi pengeluaran kas
Jurnal atau daftar pengeluaran kas
|
Pemrosesan
Pesanan Pembelian
Titik awal dari siklus
ini adalah permintaan terhadap barang dan jasa oleh klien. Bentuk formulir permintaan
dan lembar persetujuan bergantung pada sifat barang dan jasa dan juga kebijakan
perusahaan. Dokumen tersebut meliputi :
Permintaan Pembelian
Permintaan
pembelian digunakan dalam permintaan akan dibelinya barang dan jasa oleh
karyawan yang terotorisasi. Permintaan pembelian ini bisa saja merupakan
permintaan akuisisi material dari mandor atau penyelia bagian penyimpanan,
permintaan perbaikan dari pihak kantor atau pabrik, atau permintaan asuransi
dari wakil direktur penanggung jawab aset tetap. Perusahaan biasanya bergantung
pada spesifikasi pencatatan pesanan yang terkomputerisasi untuk mengawali
permintaan pembelia persediaan secara otomastis.
Gambar dokumen permintaan pembelian
Pesanan Pembelian
Pesanan
pembelian merupakan dokumen yang digunakan untuk memesan barang dan jasa dari
vendor. Dokumen tersebut meliputi deskriptif kuantitas, dan informasi terkait
lainnya dari produk dan jasa yang ingin dibeli oleh perusahaan. Dokumen
tersebut mengidentifikasikan otorisasi pembelian. Perusahaan biasanya
menyerahkan pesanan pembelian secara elektronik kepada vendor yang menyediakan
pertukaran data elektronik (Elektronic
Data Interchange/EDI).
Gambar dokumen pesanan pembelian
Penerimaan Barang dan Jasa
Penerimaan
barang dan jasa oleh perusahaan merupakan titik kritis dalam siklus ini karena
pada waktu inilah biasanya perusahaan mengakui adanya akuisisi dan utang yang
terkait dalm pencatatan mereka. Saat barang diterima, dibutuhkan pengendalian
yang memadai untuk menguji deskriptif, kuantitas, waktu tiba, dan kondisi
barang yang dibeli. Laporan penerimaan adalah
selembar kertas atau dokumen elektronik yang disiapkan pada saat barang
diterima. Laporan tersebut mencakup deskriptif barang jumlah diterima, data
yang diterima, dan data penting lainnya.
Gambar dokumen penerimaan barang dan jasa
Pengakuan Utang
Pengakuan
yang memadai atas munculnya utang pada saat penerimaan barang dan jasa
membutuhkan pencatatan yang tepat dan
akurat. Pencatatan awal memengaruhi
laporan keuangan dan pengeluaran kas akrual; oleh karena itu, perusahaan harus
berhati-hati dalam memasukkan seluruh transaksi pembelian, yaitu hanya mencatat
pembelian yang benar-benar terjadi dan pada jumlah yang benar. Dokumen dan
pencatatan pada umumnya meliputi :
a. Faktur Vendor
Faktur vendor merupakan
dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukan jumlah terutang atas transaksi
pembelian. Faktur tersebut berisi deskripsi dan jumlah barang dan jasa yang
diterima, harga (termasuk ongkos angku), persyaratan diskon tunai, tanggal
penagihan, dan jumlah total. Faktur vendor sangat penting karena menunjukan
jumlah yang tercatat dalam berkas transaksi pembelian. Untuk perusahaan yang
menggunakan EDI, faktur vendor dikirimkan secara elektronik, sehingga cara
mengauditnya akan berbeda.
Gambar faktur vendor:
b. Memo Debet
Memo debet juga
merupakan dokumen dari vendor yang berisi pengurangan atas jumlah terutang
kepada vendor, karena adanya barang yang diretur atau cadangan yang diberikan.
Memo debet biasanya menggunakan formulir yang sama dengan faktur vendor, tetapi
informasi didalamnya adalah tentang pengurangan dalam utang dagang, bukan
penambahan.
Gambar memo debet
c. Voucher
Voucher biasanya
digunakan oleh organisasi untuk menerbitkan pencatatan dan pengendalian
akuisisi secara formal, terutama dengan menyusun setiap transaksi pembelian
dalam suatu urutan nomor. Voucher
meliputi lembaran kertas atau suatu bundel berisi dokumen terkait, seperti
pesanan pembelian, salinan berkas pengepakan, laporan penerimaan dan faktur
vendor. Setelah pembayran, salinan cek, ditambahkan ke dalam bundel voucher tersebut.
Gambar voucher
d. Berkas Transaksi Akuisisi
Berkas ini merupakan
berkas terkomputerisasi yang mencakup seluruh transaksi pembelian yang diproses
oleh sistem akuntansi pada suatu periode, seperti harian, mingguan, atau
bulanan. Berkas tersebut berisi seluruh informasi yang dimasukkan dalam sistem
dan meliputi informasi untuk setiap transaksi, seperti nama vendor, tanggal,
jumlah, klasifikasi akun, dan deskripsi serta jumlah barang dan jasa yang
dibeli. Berkas transaksi akuisisi juga meliputi retur dan cadangan pembelian
atau berkas terpisah untuk transaksi tersebut. Informasi dalam berkas ini
sangat bergantung pada kebutuhan perusahaan, menggunakan bermacam-macam
pencatatan, daftar atau laporan, seperti jurnal akuisisi, berkas utama utang
dagang, dan transaksi untuk saldo akun atau divisi tertentu.
e. Jurnal atau Daftar Akuisisi
Daftar atau laporan
yang dibuat dari berkas transaksi akusisi dan berkas terkait meliputi nama
vendor, tanggal, jumlah dan klasifikasi akun atau klasifikasi untuk setiap
transaksi, seperti perbaikan dan pemeliharaan, persediaan atau peralatan.
Jurnal atau daftar akuisisi meliputi total setiap nomor akun dalam setiap
periode. Transaksi yang sama dalam jurnal atau daftar tersebut juga di-posting secara simultan ke buku besar
dan juka termasuk utang, maka dimasukkan dalam berkas utama utang dagang.
Gambar jurnal atau daftar akuisisi
f. Berkas Utama Utang
Dagang
Berkas utama utang
dagang mencatat pembelian, pengeluaran kas, dan transaksi retur dan cadangan
pembelian untuk setiap vendor. Berkas utama diperbarui dari berkas komputer
untuk transaksi pembelian, retur dan cadangan dan pengeluaran kas. Total
masing-masing saldo akun utang dagang dalam buku besar. Hasil cetak berkas
utama utang dagang menunjukan, diurutkan per vendor, saldo awal utang dagang,
setiap pembelian, retur dan cadangan pembelian, pengeluaran kas, dan saldo akhir.
Gambar Berkas Utama Utang Dagang
g. Neraca saldo Utang Dagang
Daftar ini meliputi
jumlah utang setiap vendor atau setiap tagihan atau voucher pada suatu waktu.
Daftar ini dibuat langsung dari berkas utang dagang.
Gambar saldo utang dagang
h. Laporan Vendor
Laporan vendor
merupakan dokumen yang dibuat bulanan oleh vendor dan berisi informasi saldo
awal, pembelian, retur dan cadangan, pembayaran kepada vendor, dan saldo akhir.
Saldo akhir dan aktivitas ini merupakan representasi vendor dalam transaksi
periode tertentu, bukan reprensentasi klien.
Proses dan Pencatatan Pengeluaran Kas
Pembayaran untuk barang dan jasa merupakan aktivitas
penting bagi seluruh entitas. Aktivitas tersebut secara langsung mengurangi
saldo akun utang, terutama utang dagang. Dokumen yang berhubungan dengan proses
pengeluaran kas yang harus diperiksa auditor terdiri atas:
a. Cek
Dokumen ini biasanya
digunakan untuk membayar pembelian ketika tagihan telah jatuh tempo. Banyak
perusahaan menggunakan cek berbasis
komputer berdasarkan informasi yang dimasukkan dalam berkas transaksi akuisisi
pada saat barang dan jasa diterima. Cek tersebut biasanya disiapkan dalam
banyak salinan, dengan lembar asli diberikan kepada pihak yag dibayar, satu
salinan disimpan bersama dengan faktur vendor dan dokumen terkait lainnya dan
salinan lainnya disimpan secar urut nomor.
Setelah cek
ditandatangani pihak yang berwenang, cek terebut menjadi aset. Oleh karenanya,
cek yang telah ditandatangani seharusnya dikirimkan oleh pihak yang
menandatangani atau pihak yang berada dibawah kendalinya. Ketika diuangkan oleh
vendor dan dikliring oleh bank klien, cek ini disebut cek yang dibatalkan. Pada
saat itu, cek bukan lagi menjadi aset, tetapi mejadi dokumen.
Gambar cek:
b. Berkas Transaksi Pengeluaran Kas
Berkas ini dikeluarkan
oleh komputer dan memasukkan seluruh
transaksi pengeluaran kas yang diproses dalam sistem akuntansi untuk
satu periode, sepeti harian, mingguna, dan bulanan. Berkas ini memiliki jenis
informasi yang sama seperti yang dibahas dalam berkas transaksi akuisisi.
